PRIVACY VERKLARING

Versie 1.1, 15 april 2026

Bewust of onbewust deel je persoonsgegevens met ons. Loopvereniging TOF Breda, gevestigd te Breda, hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. Daarom hebben wij in deze privacyverklaring voor je uiteengezet hoe wij met je persoonsgegevens omgaan en welke rechten je hebt. Heb je vragen naar aanleiding van het lezen van deze verklaring, stel je vraag dan gerust per e-mail aan: secretaris@tofbreda.nl.

Het bestuur van Loopvereniging TOF Breda is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je vragen of opmerkingen hebt, kun je per e-mail contact met ons opnemen.

Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Loopvereniging TOF Breda houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring.
• Verwerking van je persoonsgegevens beperken tot uitsluitend de gegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• Vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens.
• Passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt of op basis van een wettelijke verplichting.
• Op de hoogte zijn van je rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Loopvereniging TOF Breda verwerkt je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het lidmaatschap en het afhandelen van je betaling.
• Verzenden van onze digitale nieuwsbrief en mededelingen aan onze leden en andere belangstellenden.
• Deelname aan activiteiten zoals trainingen, clinics en wedstrijden.
• Het publiceren van berichten en reacties op (subdomeinen van) de website tofbreda.nl.
• Het registreren van gebruikers op (subdomeinen van) de website en hostingpakket.
• Het verwerken van webformulieren.
• Onderhouden van contact met relaties en sponsoren.
• Overeenkomsten met trainers, vrijwilligers en medewerkers.
• Relevante medische gegevens t.b.v. de gezondheid en veiligheid.

Rechtsgrond van verwerking

Loopvereniging TOF Breda verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van de volgende rechtsgronden zoals bedoeld in de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst (zoals het lidmaatschap en deelname aan activiteiten)
• Wettelijke verplichting (zoals fiscale bewaarplichten)
• Gerechtvaardigd belang (zoals interne communicatie, organisatie van activiteiten en websitebeheer)
• Toestemming van betrokkene (zoals voor het gebruik van foto’s en het verwerken van medische gegevens)

Vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon is gebonden aan de geheimhoudingsplicht. Dit geldt ook voor iedereen die bij een onderzoek betrokken is.

Verstrekking aan derden

Op de onderstaande uitzonderingen na worden je gegevens nooit verstrekt aan derden zonder dat we je daar vooraf toestemming voor hebben gevraagd.

De uitzonderingen betreffen:

• De verstrekking van persoonsgegevens die voortvloeit uit een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld de Belastingdienst.
• Een lid van TOF Breda is verplicht lid van de Atletiekunie (KNAU). Daarvoor worden je gegevens gedeeld met de KNAU.
• Voor het inschrijven voor wedstrijden e.d. wordt o.a. gebruik gemaakt van atletiek.nu en inschrijven.nl.
• Voor de publicatie van uitslagen van wedstrijden wordt gebruik gemaakt van o.a. atletiek.nu en uitslagen.nl. Uitslagen moeten gedeeld worden met de KNAU. Zij schrijft voor welke gegevens dat moeten zijn. Deze worden o.a. verwerkt in statistieken en ranglijsten.
• Je gegevens zijn bekend bij 1. FOYS, het IT-bedrijf dat de database beheert waarin alle persoonsgegevens zijn ondergebracht en 2. De Atletiekunie.

Met de hiervoor genoemde ondernemingen/ organisaties is een verwerkersovereenkomst afgesloten, waarin betrokken partij verklaart dat de gegevens nooit aan derden zullen worden verstrekt anders dan met de KNAU. Het kan ook zijn dat zij dit in hun algemene voorwaarden hebben opgenomen.

Wij verstrekken nooit persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Unie.

Loopvereniging TOF Breda is terughoudend met autorisaties van systemen en toegang tot persoonsgegevens. Toegang tot persoonsgegevens wordt uitsluitend verleend aan personen voor wie dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun functie binnen de vereniging en hebben een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Autorisaties en toegang zijn schriftelijk vastgelegd.

Inkaart brengen website bezoek

Loopvereniging TOF Breda gebruikt alleen technische, functionele, en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Indien wij gebruikmaken van analytische diensten zoals Google Analytics, zijn deze privacy vriendelijk ingesteld (bijvoorbeeld door het anonimiseren van IP-adressen en het uitschakelen van gegevensdeling met derden). Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een website wordt opgeslagen op je computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Zij zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld je voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Reacties op website

Als bezoekers reacties achterlaten op de site, verzamelen we de gegevens getoond in het reactie formulier, het IP-adres van de bezoeker en de browser user agent om te helpen spam te detecteren.

Links

De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de website van de Loopvereniging TOF Breda. Andere websites kunnen hun eigen privacy beleid hanteren. Wij raden je aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.

Website en social media

Op social media (Facebook, Instagram, etc) en (subdomeinen van) en de website tofbreda.nl worden ter promotie van de Loopvereniging TOF Breda regelmatig foto’s geplaatst.

Loopvereniging TOF Breda is niet verantwoordelijk voor reacties geplaatst door derden op social media. Wel zal Loopvereniging TOF Breda haar uiterste best doen om aanstootgevende reacties te verwijderen.

Foto’s en video’s

Tijdens trainingen, wedstrijden en evenementen kunnen foto’s en video’s worden gemaakt. Deze kunnen worden gebruikt voor communicatie en promotie van de vereniging, zoals op de website en social media.
Voor het gebruik van herkenbare beelden vragen wij vooraf toestemming. Voor algemene sfeerbeelden kan verwerking plaatsvinden op basis van gerechtvaardigd belang.

Je hebt altijd het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van beeldmateriaal waarop je herkenbaar bent. Verzoeken tot verwijdering kun je indienen via secretaris@tofbreda.nl.

Beveiligingscamera’s

De atletiekbaan waar op getraind wordt heeft beveiligingscamera’s met het doel om de veiligheid van leden, materialen en de accommodatie te garanderen. De beelden van de beveiligingscamera’s worden opgeslagen. Er zijn geen livebeelden te zien. De opgeslagen beelden kunnen uitsluitend door hiertoe geautoriseerde personen worden geraadpleegd indien er een ernstig vermoeden is van een misdrijf. De bewaartermijn is vier weken. Indien hierop een incident is vastgelegd dan worden de beelden bewaard tot dit is afgehandeld.

Bewaartermijn

Loopvereniging TOF Breda bewaart persoonsgegevens - met uitzondering van het oud-ledenregister - niet langer dan één jaar nadat het lidmaatschap, de relatie of sponsorschap is opgezegd, dan wel op grond van de wet vereist wordt. Na het beëindigen van het lidmaatschap heeft uitsluitend het bestuur toegang tot deze persoonsgegevens. Deze mogen uitsluitend geraadpleegd worden om te voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals bijvoorbeeld voor de Belastingdienst.

In het oud-ledenregister worden de NAW-gegevens van oud-leden in beperkte vorm opgenomen.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo zijn de volgende maatregelen doorgevoerd:

• Alle personen die namens Loopvereniging TOF Breda van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• Alle gegevens zijn opgeslagen in een beveiligde omgeving.
• Door de verwerker worden er back-ups van de persoonsgegevens gemaakt om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze beveiligingsmaatregelen.
• Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall op computers waarop jouw gegevens worden verwerkt.
• Wij versturen je gegevens via een beveiligde TLS (voorheen SSL) internetverbinding. Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.
• SPF is de internetstandaard die wij gebruiken om te voorkomen dat jij vanaf het domein tofbreda.nl uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoeld zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.
• Bij het versturen van e-mails naar meerdere personen worden de ontvangers zoveel mogelijk in de BCC geplaatst, zodat zij elkaars e-mailadres niet kunnen zien.

Wijziging van het privacy beleid

Loopvereniging TOF Breda past haar privacy beleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de website(s) zal steeds de meest recente versie van onze Privacyverklaring worden opgenomen.
Loopvereniging TOF Breda raadt je dan ook aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal de Vereniging er alles aan doen je per e-mail en via de websites te informeren.

Rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van je hebben. Tevens kunt je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan). Ook heb je het recht de door jouw verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of direct aan een andere partij, indien gewenst. Hiervoor kun je contact nemen met ons via secretaris@tofbreda.nl. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen we je hierover met ons contact op te nemen via secretaris@tofbreda.nl. Komen wij er samen niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Als je naar aanleiding van onze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op via secretaris@tofbreda.nl.